📡 Sistem informasi & Komunikasi Organisasi

Komunikasi Melalui
Media Elektronik

Pelajari prosedur komunikasi profesional menggunakan Email, Telepon, dan Slack secara interaktif dan menyenangkan.

Halaman 1 dari 5 — Pengantar
Apa itu Komunikasi Media Elektronik?

Komunikasi menggunakan media elektronik adalah komunikasi yang memanfaatkan teknologi modern seperti telepon, email, dan internet. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis karena media elektronik dirancang untuk mendukung keduanya.

💡 Komunikasi media elektronik kini menjadi pilihan utama untuk komunikasi pribadi, organisasi atau perkantoran, hingga komunikasi internasional karena lebih efektif dan praktis.

Tiga Media Elektronik Utama

Di lingkungan organisasi dan perusahaan, terdapat tiga media elektronik yang paling sering digunakan:

💌
Email
Surat elektronik yang efektif dan efisien untuk komunikasi internal maupun eksternal perusahaan secara tertulis.
📞
Telepon
Media komunikasi lisan yang cepat, mudah, dan praktis. Dianggap lebih profesional dalam lingkungan bisnis.
💬
Slack
Aplikasi pesan instan untuk tim kerja yang mendukung channel grup dan pesan langsung (direct message), populer di lingkungan kantor modern.

⚠️ Saat menggunakan media elektronik untuk berkomunikasi, pastikan selalu mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku agar komunikasi berjalan lancar dan tidak ada pihak yang dirugikan.

Mengapa Email Penting?

Email merupakan salah satu media komunikasi elektronik yang cukup efektif dan efisien. Email yang dibuat dengan baik dapat menunjukkan tingkat profesionalitas suatu organisasi atau perusahaan dan menghasilkan persepsi positif dari rekan kerja, atasan, atau klien.

📋 Sebuah email mencerminkan pribadi atau organisasi dari pembuatnya. Semakin baik kualitas email, semakin baik pula respons yang akan diperoleh.

7 Prosedur Penulisan Email Profesional

Berikut adalah tujuh prosedur penting yang harus diperhatikan dalam komunikasi menggunakan email:

Prosedur 01
Gunakan Email Profesional
Gunakan email perusahaan atau email pribadi yang profesional. Nama email harus menggunakan nama asli dan nama lengkap, bukan nama samaran atau nama panggilan, agar tidak membingungkan penerima.
Prosedur 02
Subjek Harus Sesuai Isi Email
Subjek email akan dilihat pertama kali oleh penerima. Pastikan subjek sesuai dengan isi email, ditulis secara ringkas namun tetap deskriptif, dan menggunakan bahasa yang menarik agar mendapat perhatian.
Prosedur 03
Gunakan Tata Bahasa yang Mudah Dipahami
Penulisan yang singkat, padat, dan jelas lebih disukai. Susun kalimat secara singkat dan rapi dalam paragraf yang tidak terlalu panjang. Tata bahasa juga mencerminkan tingkat kepandaian dan profesionalitas seseorang.
Prosedur 04
Hindari Kesalahan Penulisan (Typo)
Dalam email profesional, typo tidak dapat dianggap sepele. Ada kosakata dengan susunan huruf hampir mirip yang bisa menimbulkan kekeliruan komunikasi jika salah ketik. Perhatikan setiap kata dengan teliti.
Prosedur 05
Koreksi Email Sebelum Kirim
Luangkan waktu untuk membaca ulang email sebelum dikirim. Periksa isi email, informasi penting, angka, nama-nama, ejaan, typo, dan susunan kalimat. Pastikan semuanya sudah tepat dan enak dibaca.
Prosedur 06
Lengkapi dengan Signature Block
Tambahkan signature block berisi nama lengkap, nama perusahaan, jabatan, alamat kantor, dan nomor telepon. Signature block membuat email terlihat lebih profesional dan memberikan identitas valid dari pengirim.
Prosedur 07
Tulis Alamat Email Tujuan di Tahap Terakhir
Cantumkan alamat email tujuan di tahap terakhir sebelum menekan tombol kirim. Ini mencegah email terkirim ke pihak yang salah secara tidak sengaja. Selalu cek berulang kali alamat tujuan sebelum mengirim.
Kelebihan Komunikasi Menggunakan Telepon

Komunikasi melalui telepon memberikan banyak manfaat karena sifatnya yang mudah dan praktis. Berikut kelebihan utamanya:

Cepat Mendapat Tanggapan
Cara terbaik untuk mendapat tanggapan cepat. Penelepon dapat meninggalkan pesan suara yang detail tanpa batasan karakter.
Interaksi Langsung di Lokasi Berbeda
Berkat internet, telepon kini bisa audio-visual (video call/teleconference). Rapat dapat dilakukan virtual, peserta dapat melihat presentasi dan berdiskusi meski di lokasi berbeda.
Privasi dan Kerahasiaan
Pesan rahasia atau sensitif seperti masalah disipliner lebih baik disampaikan langsung melalui telepon agar hanya diketahui pihak yang berkomunikasi.
Etika Berkomunikasi Menggunakan Telepon
  • Segera angkat telepon, jangan biarkan berdering sampai 2–3 kali.
  • Dengarkan lawan bicara dan berkonsentrasi penuh pada isi pembicaraan.
  • Bicaralah dengan sopan dan hangat; hindari kata-kata yang menyinggung.
  • Berikan respons secara tepat dan lugas.
  • Berbicara seperlunya dengan volume cukup jelas, tegas, lancar, dan bersahabat. Jangan terlalu keras atau menggunakan intonasi terlalu tinggi.
  • Siapkan perlengkapan sebelum menelepon: nomor telepon, pensil, dan buku catatan.
Langkah Melakukan Panggilan Telepon
  • 1Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi.
  • 2Tekan nomor telepon. Setelah tersambung, ucapkan salam dan pastikan nomor sudah benar sebelum menyampaikan maksud.
  • 3Sebutkan identitas diri dengan jelas, kemudian sampaikan keinginan untuk berbicara dengan orang yang dituju.
  • 4Berikan kesan yang ramah lalu ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.
Langkah Menerima Telepon
  • 1Siapkan kertas dan alat tulis untuk mencatat informasi penting dari penelepon.
  • 2Segera angkat telepon sebelum berdering lebih dari tiga kali.
  • 3Bicara dengan nada suara yang menyenangkan agar penelepon nyaman menyampaikan informasi.
  • 4Dengarkan semua percakapan dengan cermat dan jangan memotong pembicaraan. Gunakan "mohon maaf bisa diulangi?" jika kurang jelas.
  • 5Catat pesan dengan seksama agar dapat segera disampaikan kepada pihak yang berhak menerimanya.
Langkah Memindahkan Saluran Telepon
  • 1Beritahu penelepon bahwa saluran akan dipindahkan sesuai permintaan.
  • 2Tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju apakah dapat menerima panggilan.
  • 3Jika pihak yang dituju sibuk, sampaikan situasi kepada penelepon dan tanyakan apakah masih ingin menunggu atau akan menelepon kembali.
  • 4Jika penelepon menunggu, segera beritahu pihak yang dituju bahwa ada penelepon yang menunggu.
  • 5Setelah pihak yang dituju siap, pindahkan saluran. Sebelumnya, cek terlebih dahulu apakah sambungan penelepon masih terhubung.
  • 6Jika pihak yang dituju benar-benar tidak bisa dihubungi, sampaikan dengan sopan dan minta penelepon meninggalkan nomor telepon.
Hal-hal yang TIDAK Boleh Dilakukan Saat Menelepon

⚠️ Hindari hal-hal berikut agar komunikasi tetap profesional dan tidak menyinggung lawan bicara:

  • Menggunakan nada suara yang terlalu keras (mengganggu orang sekitar dan menyinggung lawan bicara).
  • Berbicara sambil makan atau berdecak.
  • Berbicara dengan orang lain saat sedang menelepon (dianggap tidak sopan).
  • Menggunakan nada kasar, membentak, atau memerintah.
  • Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
  • Menggunakan nada dan intonasi yang terkesan malas atau tidak ramah.
Apa itu Slack?

Slack adalah aplikasi yang digunakan sebagai alat komunikasi di tempat kerja. Slack berfungsi untuk mengirimkan pesan, gambar, atau file dalam satu tempat dan merupakan aplikasi pesan instan yang sangat berguna bagi para pekerja, terutama pekerja kantoran.

💬 Di dalam Slack terdapat dua metode obrolan: channel (obrolan grup) dan direct message (pesan langsung). Tampilan Slack yang ramah pengguna membuat aplikasi ini mudah digunakan oleh siapa saja.

4 Hal Utama dalam Tampilan Slack
  • Nama instansi Slack — akan masuk ke dalam URL (contoh: goodweather.slack.com), digunakan untuk mengundang anggota lain.
  • Daftar channel — tempat kamu bergabung sebagai anggota.
  • Daftar orang yang kamu DM — daftar percakapan langsung (direct message).
  • Jendela obrolan — area utama untuk membaca dan mengirim pesan.

👥 Slack bersifat publik sehingga setiap anggota dapat bergabung ke dalam satu channel besar. Slack juga dapat membuat channel khusus per departemen, misalnya channel departemen Creative atau Marketing.

Kelebihan Slack
Komunikasi Instan
Slack terhubung di semua perangkat (laptop, komputer, maupun handphone) sehingga memudahkan komunikasi instan dengan rekan kerja kapan saja.
Dapat Berbagi File
Slack dapat digunakan untuk membagikan berbagai file seperti spreadsheet dan presentasi. Anggota di dalam channel juga dapat mengomentari file tersebut.
Ada Notifikasi Pemberitahuan
Slack menyediakan notifikasi pemberitahuan sehingga pengguna selalu mengetahui ketika ada pesan masuk atau pembaruan informasi penting.
Kekurangan Slack
😱
Bersifat Adiktif
Fitur emoticon dan notifikasi dapat menimbulkan ketagihan, membuat pengguna lebih sering membuka Slack daripada menyelesaikan pekerjaan.
🔍
Pesan Cepat Terkubur
Percakapan yang intens menyebabkan pesan-pesan penting cepat terkubur dan sulit ditemukan, meski tersedia fitur pencarian.
0/10
Uji Pemahamanmu!
Jawab 10 pertanyaan berikut. Klik opsi yang kamu anggap benar.
1. Apa alasan utama mengapa komunikasi menggunakan media elektronik menjadi pilihan banyak pihak saat ini?
2. Mengapa nama email profesional harus menggunakan nama lengkap, bukan nama panggilan?
3. Mengapa alamat email tujuan sebaiknya diisi pada tahap terakhir sebelum menekan tombol kirim?
4. Apa fungsi signature block dalam sebuah email profesional?
5. Salah satu kelebihan komunikasi melalui telepon dibandingkan media lain adalah…
6. Ketika menerima telepon dan kata-kata penelepon kurang jelas, kalimat yang tepat untuk diucapkan adalah…
7. Saat memindahkan saluran telepon dan pihak yang dituju sedang sibuk, apa yang harus dilakukan operator?
8. Slack adalah aplikasi komunikasi yang memiliki dua metode obrolan, yaitu…
9. Berikut ini yang merupakan kekurangan dari aplikasi Slack adalah…
10. Hal yang TIDAK boleh dilakukan saat berkomunikasi melalui telepon adalah…