Pelajari dasar-dasar komunikasi lisan dan tulisan dalam organisasi atau perusahaan secara interaktif dan menyenangkan.
Halaman 1 dari 5 — Pengertian Komunikasi
Apa itu Komunikasi?
Komunikasi adalah hal yang sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dengan komunikasi, setiap pihak dapat membahas strategi atau tujuan yang ingin dicapai bersama.
💡 Apabila komunikasi berjalan dengan baik, tujuan organisasi akan lebih mudah dicapai. Sebaliknya, komunikasi yang buruk akan menghambat pencapaian tujuan.
Dua Bentuk Komunikasi
Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat berupa dua bentuk utama:
💬
Komunikasi Lisan
Komunikasi dengan cara mengucapkan kata-kata secara langsung kepada lawan bicara, baik tatap muka maupun menggunakan media.
✍️
Komunikasi Tertulis
Komunikasi melalui tulisan dalam kegiatan surat-menyurat, telegram, pos, fax, dan e-mail, terutama di dunia bisnis.
Ciri-ciri Komunikasi Lisan
Suatu komunikasi disebut komunikasi lisan apabila memenuhi ciri-ciri berikut:
Bersifat Tatap Muka (Face to Face)
Terjadi apabila peserta komunikasi bertatap muka secara langsung satu sama lain.
Terikat pada Ruang
Pihak yang tidak berada di tempat tidak dapat terlibat dalam komunikasi lisan karena terikat pada tempat tertentu.
Terikat Waktu
Hanya dapat berlangsung pada waktu yang sama agar pesan dapat didengar oleh lawan bicara.
Menggunakan Organ Dominan
Menggunakan organ tubuh seperti mulut, telinga, dan mata, serta melibatkan aspek nonverbal seperti ekspresi wajah dan gerak tubuh.
Jenis Komunikasi Lisan
🧑🧑
Langsung
Terjadi tanpa jarak atau perantara. Pihak yang terlibat harus bertatap muka secara langsung.
📱
Tidak Langsung
Dilakukan menggunakan media seperti telepon, komputer, atau video conference sebagai perantara.
Kelebihan & Kekurangan
✅
Kelebihan
Timbal balik langsung, penjelasan lebih rinci dan jelas, serta dapat menimbulkan partisipasi atau tanggapan langsung.
❌
Kekurangan
Perlu adaptasi kondisi, sulit didokumentasikan tanpa alat perekam, dan bergantung pada jaringan untuk komunikasi tidak langsung.
Apa itu Komunikasi Tertulis?
Komunikasi tertulis dilakukan melalui tulisan dalam kegiatan surat-menyurat melalui telegram, pos, fax, dan e-mail. Di dunia bisnis, komunikasi tertulis sangat sering digunakan.
📋 Contoh komunikasi tertulis dalam bisnis antara lain: surat teguran, surat penawaran harga, surat kontrak kerja, surat pemesanan barang, dan surat konfirmasi kepada pelanggan.
Contoh Komunikasi Tertulis dalam Bisnis
Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayaran.
Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat penolakan atau penerimaan kerja.
Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang.
Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order).
Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.
Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk baru.
7 Prinsip Komunikasi Tertulis (7C)
Ada tujuh prinsip yang harus dipahami dalam komunikasi tertulis yang dikenal sebagai prinsip 7C:
Prinsip 01
Clear (Jelas)
Pesan yang ditulis harus memiliki tujuan yang jelas. Tulis dengan jelas hal yang sebenarnya diinginkan dari pesan tersebut.
Prinsip 02
Concise (Ringkas)
Komunikasi harus ringkas dan fokus pada poin yang ingin disampaikan. Hindari kalimat yang berlebihan agar tidak membingungkan pembaca.
Prinsip 03
Concrete (Konkret)
Pesan harus konkret agar penerima dapat memahami dengan jelas. Umumnya didukung dengan fakta dan data agar tidak disalahtafsirkan.
Prinsip 04
Correct (Benar)
Pesan harus bebas dari kesalahan tata bahasa. Pastikan untuk mengecek informasi sebelum mengirim agar mudah dipahami penerima.
Prinsip 05
Coherent (Koheren)
Komunikasi yang logis dan masuk akal. Semua pesan harus sesuai dengan topik pembicaraan utama dan saling berkaitan.
Prinsip 06
Complete (Lengkap)
Pengirim harus memberikan pesan secara lengkap agar penerima memahami tujuan dan maksud pesan. Pesan tidak lengkap dapat menimbulkan kesalahpahaman.
Prinsip 07
Courteous (Sopan)
Komunikasi harus dilakukan secara sopan, ramah, dan terbuka tanpa unsur hinaan atau sindiran yang dapat menyinggung penerima pesan.
Persyaratan Penulisan Komunikasi Tertulis
Ditulis dalam format yang ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan.
Berisi maksud atau tujuan yang ingin disampaikan kepada penerima.
Menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan langsung pada inti.
Bahasa disesuaikan dengan kemampuan pembaca, termasuk kemampuan berbahasa Inggris bila diperlukan.
Pesan mencerminkan pengertian terhadap masalah yang dihadapi atau dituju.
Hindari kata atau kalimat yang dapat membingungkan pembaca.
0/10
Uji Pemahamanmu!
Jawab 10 pertanyaan berikut. Klik opsi yang kamu anggap benar.
1. Mengapa komunikasi sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan?
2. Berikut ini yang merupakan ciri komunikasi lisan adalah…
3. Komunikasi lisan yang dilakukan tanpa jarak, perantara, dan alat disebut…
4. Salah satu kelebihan komunikasi lisan adalah…
5. Komunikasi tertulis dalam bisnis dapat berupa…
6. Prinsip komunikasi tertulis yang mengharuskan pesan bebas dari kesalahan tata bahasa adalah…
7. Prinsip "Courteous" dalam komunikasi tertulis berarti…
8. Salah satu kekurangan komunikasi lisan tidak langsung adalah…
9. Dalam aspek komunikasi lisan, "nada" memiliki peran penting karena…
10. Prinsip komunikasi tertulis yang berarti semua pesan harus sesuai dengan topik utama pembicaraan adalah…